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Planificar una boda puede ser emocionante, pero también puede ser abrumador. Hay muchos detalles que deben tenerse en cuenta, desde la elección del lugar de la ceremonia, la decoración como el tener presente el libro de firmas boda y la recepción hasta la contratación de proveedores, meseros para bodasy la coordinación del día de la boda. Es por eso que muchas parejas recurren a los servicios de un planificador de bodas. En este artículo, exploraremos qué es un planificador de bodas y qué hace exactamente. Desde su papel en la planificación de la boda hasta las características clave que debe tener un buen planificador de bodas, descubriremos todo lo que necesitas saber sobre esta profesión en auge. Si estás pensando en contratar a un planificador de bodas o simplemente quieres saber más sobre su papel, sigue leyendo para obtener más información.
Qué es un wedding planner
Un Wedding Planner es un profesional especializado en la organización de eventos de boda. Estos profesionales trabajan con los novios y sus familias para ayudarles a organizar y planificar todo lo que sea necesario para hacer la boda que tanto han soñado. Además, los Wedding Planner también pueden ayudar a los novios a reducir el estrés y la ansiedad que puede generar planificar un evento tan grande como este. Estos ángeles de la planificación tienen la experiencia y la habilidad para dar hasta con el más mínimo detalle de la ceremonia, acompañándote durante todo el proceso de creación de la noche más bonita de tu vida.
Características de un Wedding Planner
Encontrar el Wedding Planner adecuado puede ser muy dificil, pero no imposible. Ya que debe de ser una persona que entienda las necesidades de los novios y tenga una visión clara de cómo representar esta historia de amor en una gran fiesta de celebración. Los novios también deben asegurarse de que el Wedding Planner que elijan tenga experiencia en la planificación de bodas y sepa cómo trabajar con los proveedores locales, lo cual hace que esta búsqueda puede ser un proceso largo y complicado.
Creatividad
Debe ser creativo y tener la capacidad de pensar fuera de lo común para crear una boda única y personalizada para cada pareja. Muchos, recurren a usar pegatinas para bodas para que la decoración se mas inusual pero con ese toque original.
En Felizia encontrarás varios modelos.
Organización
La planificación de una boda implica muchos detalles, por lo que un planificador de bodas debe ser altamente organizado y capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente.
Excelentes habilidades de comunicación
Es crucial tener excelentes habilidades de comunicación para trabajar con parejas, proveedores y otros profesionales para coordinar una boda perfecta.
Paciencia
Organizar una boda puede ser estresante, por lo que un planificador de bodas debe tener la paciencia necesaria para lidiar con cualquier problema que pueda surgir y mantener la calma bajo presión.
Conocimiento de la industria
Es fundamental un amplio conocimiento de la industria de bodas, incluyendo proveedores, tendencias y prácticas de negocios.
Flexibilidad
Las bodas pueden ser impredecibles, por lo que un planificador de bodas debe ser flexible y capaz de adaptarse a cambios de último minuto y resolver problemas sobre la marcha.
Detallista
Ser meticuloso en los detalles no es una opción. Debe de tener buena atención a los detalles más pequeños para asegurarse de que nada se pase por alto y que todo esté perfectamente coordinado.
Funciones de un Wedding Planner
La persona designada como Wedding Planner ofrece una amplia variedad de servicios, desde la búsqueda de lugares para la boda hasta la contratación de proveedores, la gestión del presupuesto y la coordinación de todo lo necesario del día de la boda. Los planificadores de bodas pueden ayudar a los novios a ahorrar tiempo y dinero llegando a negociar con los proveedores y encontrar ofertas especiales o simplemente ofrecer sus servicios bajo una sola agencia de festejos.
Asesoramiento en la elección del lugar de la boda y la recepción
Las locaciones y lugares de bodas son una parte importante del trabajo del Wedding Planner, ya que los novios deben elegir un lugar que refleje su estilo y personalidad. Muchas veces esto no es una tarea fácil por lo que aquí el planificador necesita coordinar diferentes citas o visitas a distintos lugares que se asemejen a lo esperado por la pareja. Algunos lugares populares para celebrar la recepción del matrimonio incluyen jardines, salones de grandes banquetes, hoteles y hasta bodegas.
Gestión de los contratos y proveedores necesarios para la boda
Una de las principales actividades generadoras de estrés de una boda, sin duda alguna es dar con proveedores y agencias que se encarguen de actividades específicas de la fiesta, ya sean fotógrafos, músicos, cocineros, floristas y decoradores.
El Wedding Planner debe asegurarse de que todos los proveedores de las bodas estén calificados y estén dispuestos a trabajar dentro de su presupuesto y que estén disponibles para la fecha seleccionada.
Creación y gestión del presupuesto de la boda
La tarea más importante del Wedding Planner después de hacer felices a los novios, es NO SALIRSE DEL PRESUPUESTO. Por lo que la experiencia de esta persona debe de reflejar un buen manejo de presupuesto y buena organización de donde y como gastar ese dinero. Este sin duda es el aspecto más estresante de la boda, así que déjalo en la mano experta, pero con mucha supervisión.
Diseño y coordinación de la decoración y la temática de la boda
Diseñar y coordinar la decoración y la temática de una boda es un proceso complicado, pero con el esfuerzo adecuado, se puede lograr una boda hermosa y memorable. Es importante elegir colores, estilos, texturas y otros elementos que se complementen entre sí para crear un ambiente único para el gran día, y tu Wedding Planner debe de tener muy claro que temática y estilo quieren reflejar como pareja en esta ceremonia. Es importante elegir colores y texturas que se complementen entre sí y que hagan resaltar lo que se vino a celebrar ¡el amor!
Organización y gestión de las invitaciones y lista de invitados
La persona que te ayude a organizar tu boda debe asegurarse de que las invitaciones de boda a la ceremonia sean enviadas con suficiente anticipación para que los invitados tengan tiempo de responder. Así mismo, deberá estar atento a las dudas o inquietudes que tengan los invitados con respecto a ese día, así que deberá mantenerse en contacto con ellos para garantizar su presencia en la celebración.
Antes de esto, el acompañamiento del Wedding Planner para elección de las invitaciones es crucial pues debe de preparar una muestra de todo lo necesario para elegir la invitación, desde el diseño y el contenido de las invitaciones, hasta el tipo de letra y el color. Las mismas pueden ser invitaciones impresas, invitaciones de boda digitales,invitaciones de boda acuarela y/o tarjetas de invitación personalizadas como las tarjetas de agradecimiento bodas y dirigidas a cada uno de los invitados.
Coordinación y supervisión del montaje y desmontaje de la boda
El planificador de bodas no trabaja solo, de hecho deberá contar con un equipo de personas que lo ayuden a que ese día todo salga de las mil maravillas. Este equipo puede estar compuesto por proveedores de servicios o por personas que simplemente estén allí ayudándolo a supervisar y montar todo lo referente a la decoración, la música, la comida y las actividades que se llevaran a cabo ese día. De la misma forma, tanto el como su equipo se encargaran de que al final todo este en orden y dejen el lugar de la recepción impecable.
Planificación y gestión del cronograma de la boda, incluyendo la ceremonia y recepción
Aunque no lo creas, una boda es como montar una obra de teatro y tu planificador es el director. Estará pendiente de que se lleve a cabo el cronograma estipulado para la boda, el cual debe incluir todos los horarios de pruebas de vestido, maquillaje, fotografías, ceremonia de casamiento, entrada de novios, bailes, comida, y así un sinfín de actividades cronometradas perfectamente para tener un día y una obra digna de un premio. Si sientes que su vida depende de la puntualidad es porque efectivamente así es, recuerda que es el director de tu boda y hay que ayudarlo en su gestión.
Asesoramiento en la elección de proveedores de catering y menús
Al igual que con las invitaciones, este planificador de eventos deberá ayudarte a agendar diferentes pruebas de comida de diferentes caterings para que así tu y tu pareja den con la comida ideal de ese día. Puede ayudarte a crear menús temáticos o combinaciones especiales que reflejen toda la temática de la fiesta.
Coordinación y supervisión del sonido y entretenimiento en la boda.
¿No sabes si elegir un DJ o una banda en vivo? Tu mano derecha deberá ayudarte con esta decisión, dependiendo del lugar donde se encuentren y el tipo de invitados a la fiesta, el planificador podrá estar al tanto de el volumen de la música, los momentos de baile en la pista y los momentos de música de fondo.
Coordinación y gestión de las actividades previas y posteriores a la boda
Si lo quieres, puedes consultar opciones con tu Wedding Planner sobre actividades extras a las bodas en la cual te puede ayudar a organizar. Las despedidas de solteros o la luna de miel puede estar incluida en el plan.
Proporcionar asesoramiento en la selección del vestido de novia, el traje del novio y la vestimenta del cortejo
El vestuario de bodas es una parte importante de la planificación. Los novios deben elegir un vestuario que combine entre sí y los haga sentir cómodos durante toda la noche. Además, el planificador debe de dar su aprobación hacia la combinación de trajes y vestidos que utilizará el cortejo de la boda. Todo tiene que resultar armonioso con la decoración y la temática del lugar.
Asesoramiento en la elección del fotógrafo y videógrafo de la boda
Como es una noche para no olvidar, tu asesor debe de dar con ese fotógrafo especial que te dejará unas fotos increíbles para enmarcar. Lo ideal es que puedan dar con un mismo proveedor de fotografía y video para que mantengan el mismo estilo. Durante la ceremonia, el asesor deberá acompañarte y guiarte a ti y a tu pareja a los sitios más fotográficos del lugar. Recuerda que su trabajo es hacerte brillar toda la noche.
Proporcionar asesoramiento en la elección de las flores y arreglos florales
Las flores cuentan historias y la elección de que flor quieres que te acompañe en tu boda es muy importante. Las flores deben de verse vivas y resplandecientes en el lugar, que haga que se respire aire fresco y alegría al entrar.
Coordinación y gestión del transporte para la boda
El equipo asesor ayudará a coordinar temas de transporte y logística de llegada a la boda. No solo del carruaje real de los novios, sino también de los invitados y de toda la familia.
Asesoramiento en la elección de los regalos para los invitados
Por supuesto que la boda debe de dejar algún recuerdo o suvenir a los invitados. Pues en conjunto con el Wedding Planner pueden elegir un pequeño detalle que quede como recuerdo en la mente y los hogares de cada uno de los invitados.
Coordinación y supervisión de los servicios de peluquería y maquillaje para la novia y el cortejo
Como esta noche debes verte increíblemente hermosa y brillante, tu Wedding Planner también es tu asesor de imagen y se encargará de que tengas un equipo profesional de maquillaje y peluquería desde tempranas horas del día para que al momento de decir “si” en el altar lo hagas viéndote bellísima. Ojo que aquí también entra tu grupete de amigas y confidentes del cortejo, todas brillando como una constelación.
Coordinación y gestión de los servicios de seguridad y emergencias durante la boda
Es importante tener en cuenta cualquier desapercibido que pueda suceder durante la ceremonia, es por eso que el asesor de bodas deberá tener en sus planes algún tipo de servicio de emergencia y de seguridad que garantice el bienestar de todos los asistentes a la boda.
¿Por qué contratar a un Wedding Planner?
¿Después de leer todas estas funciones y actividades que tiene un Wedding Planner aún dudas de por que necesitas contratarlo? Imagina hacer todo esto solos sin ningún tipo de experiencia y con la responsabilidad de que todos disfruten de esta celebración. Como dijimos al principio, invertir en un planificador de bodas es invertir en tu bienestar mental y en tu disfrute del gran día.
Conclusión
Sin duda la persona encargada de planificar una boda es una pieza fundamental para llevar a cabo un evento tan grande e importante. Desde la planificación hasta la ejecución, el Wedding Planner te ayudará a que todo sea más fácil y te quitará angustias en el día más importante de tu vida.
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